Beteiligung in Change Projekten ist das A und O. Jeder möchte an der Neugestaltung eines wichtigen Arbeitsprozesses oder der Struktur beteiligt sein oder zumindest an einer bestimmten Stelle mitgestalten können.
- Doch wer definiert eigentlich die Rollen & Verantwortlichkeiten im Veränderungsprojekt?
- Welche Change Organe braucht es?
- Wann sollten externe Organisationsentwickler*innen eingesetzt werden?
Unsere These: Change-Initiativen verlaufen im Sande, weil viele Personen zu wenig differenziert im Projekt beteiligt werden.
Die Projektteams sind mit zu vielen Personen besetzt. Die Projektleitung wird häufig durch den/die Initiator*in selbst übernommen. Alle Stakeholder sind in allen Projektworkshops dabei. Man „workshoped“ sich die Ressourcen selbst weg. Kapazitätsengpässe sind vorprogrammiert. Es fehlen die typischen Change Strukturen wie Sounding Board und Lenkungskreis.
Was tun?
Lösungsansatz 2:
Etablierung einer komplementären Change Struktur
In Veränderungsprojekten ist eine klare Definition und Zuweisung von Rollen erfolgsentscheidend. Sie ermöglicht, dass die Beteiligten im Sinne der Projektziele effektiv zusammenarbeiten.
Im Idealfall entscheidet das übergeordnete Transformation Office gemeinsam mit dem Auftraggeber und Change Sponsor, wer in welcher Rolle im Projekt beteiligt wird. Es wird eine zur Linienorganisation komplementäre Projektstruktur für den Zeitraum des Veränderungsprojektes etabliert. Es können bereits Elemente des Neuen – zu integrierende Werte, Verhaltensweisen und Tools erprobt werden.
Kernteam und Projektleitung
Das Kernteam plant, koordiniert und überwacht den Veränderungsprozess. Es sollte aus nicht mehr als 3 bis 5 Personen bestehen. Hier werden Projektplan, Kommunikationsplan und begleitende Change Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt. Die Projektleitung übernimmt dabei eine Schüsselrolle. Sie agiert in enger Abstimmung mit dem/der Change Sponsor*in. An dieser so wichtigen Schnittstelle zwischen Projektleitung und Lenkungskreis werden erfolgskritische Aspekte diskutiert und Lösungen für Ressourcenengpässe und sonstige Barrieren gesucht. Beachte: wenn Change Sponsor*in und Projektleiter*in ein und dieselbe Person sind, geht eine wichtige Ressource – die geteilte Gesamtprojektverantwortung verloren.
Lenkungskreis und Change Sponsor*in
Der Lenkungskreis setzt sich in der Regel aus einflussreichen Führungspersonen zusammen, die über die im Projekt erarbeiteten Konzepte und Umsetzungspläne entscheiden. Sie verleihen dem Projekt Glaubwürdigkeit und Bedeutung. Der/die Change Sponsor*in als erste*r Ansprechpartner*in der Projektleitung engagiert sich in besonderem Maße für das Projekt. Gemeinsam mit der Projektleitung überprüft er/sie im Projektverlauf kontinuierlich die Projektkennzahlen und den Nutzen der geplanten Change Maßnahmen. Kleiner Tipp: die Mitglieder des Lenkungskreises können als Kommunikator*innen der Change Story im Projektverlauf immer wieder eingebunden werden
Fachteams
Die Fachteams leisten die eigentliche inhaltliche Arbeit im Change. Sie erarbeiten die zukunftsweisenden Konzepte, definieren neue Standards und entwickeln Lösungen unter Einbindung interner und externer Expert*innen. Diese werden mit dem Sounding Board abgestimmt und im Lenkungskreis freigegeben. Kleiner Tipp: ein Fachteam „Culture & Collaboration“ ist ein wirksamer Treiber für kulturellen Wandel im Change.
Sounding Board und Change Agents
Das Sounding Board repräsentiert die Interessen aller vom Veränderungsprozess betroffener Personen. Es kann 10 bis 25 Personen umfassen. Vertreter*innen der verschiedenen Interessensgruppen haben hier die Chance, Einfluss zu nehmen und auf besondere Anforderungen hinzuweisen. Die Mitglieder des Sounding Boards überprüfen die vorgestellten Konzepte auf Praxistauglichkeit und fördern in ihren Bereichen die Akzeptanz für den Wandel. Merke: Im Sounding Board wird Beteiligung ermöglicht, ohne dass viel Ressourcen gebunden werden.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, bei größeren Veränderungsprojekten ein internes Change-Kommunikationsteam zu etablieren sowie interne und externe Fachexpert*innen einzubinden.
Externe Organisationsberater*innen
Externe Berater*innen können in verschiedenen Phasen des Change-Projektes Mehrwert stiften. Zu Beginn kann ein neutraler Blick auf die aktuelle Situation nützlich sein, um den Veränderungsbedarf und die größten Hebel für den Change zu bestimmen. Die Verantwortungsträger*innen erhalten Rückmeldung zu unternehmensspezifischen Mustern, zu förderlichen und hinderlichen Strukturen und Prozessen. Externe Berater*innen bringen ihr Fach- und Methodenwissen ein, um dem Projekt Struktur zu geben bzw. den Projektplan und die Kommunikationsstrategie aufzusetzen. Sie beraten das Projektteam während des Veränderungsprojektes und unterstützen bei der Konzeption und Durchführung begleitender Maßnahmen wie Change Workshops, Dialogformate, Großgruppenevents und Führungskräftetrainings.
Fazit: Eine richtig aufgesetzte komplementäre Change Struktur stellt sicher, dass das Projekt ressourcenschonend und zielorientiert umgesetzt werden kann.
Aus unserer Beratungspraxis: wir bauen komplementäre Change Strukturen bei einer Unternehmensgröße von 25 Personen (dann sind alle 25 Personen im Projekt in unterschiedlicher Form eingebunden) genauso auf wie bei einer Unternehmensgröße von 4000 Personen (dann sind vielleicht 40 Personen im Projekt in unterschiedlicher Form eingebunden).
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